Laatst bijgewerkt: 4 juli 2026
1. Wie zijn wij?
DanceVault is een online platform waarmee dansscholen, verenigingen en andere organisaties hun kostuuminventaris kunnen beheren, organiseren en eventueel delen of verhuren.
DanceVault wordt aangeboden door Ledenbeheer BV, gevestigd in België.
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@dancevault.be
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van hoe u DanceVault gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
Accountgegevens
- Naam
- E-mailadres
- Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
- Organisatie
- Functie binnen de organisatie
Gebruiksgegevens
- Inloggegevens
- IP-adres
- Browser- en apparaatgegevens
- Logbestanden
- Datum en tijd van acties binnen DanceVault
Kostuuminformatie
DanceVault is in de eerste plaats bedoeld voor het beheren van kostuums en inventaris. Hierbij kunnen gebruikers onder meer opslaan:
- foto’s van kostuums;
- beschrijvingen;
- maten;
- voorraad;
- QR-codes;
- locaties;
- verhuurhistoriek;
- notities.
Deze informatie bevat normaal geen persoonsgegevens, tenzij gebruikers deze zelf toevoegen.
Foto’s
Gebruikers kunnen foto’s uploaden van kostuums of accessoires.
Wanneer de AI-fotoherkenning wordt gebruikt, worden foto’s tijdelijk verwerkt om automatisch eigenschappen van een kostuum te herkennen en in te vullen.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- een gebruikersaccount aan te maken;
- toegang tot DanceVault te verlenen;
- kostuuminventarissen te beheren;
- QR-codes te genereren en te gebruiken;
- verhuur en reservaties mogelijk te maken;
- ondersteuning te bieden;
- de beveiliging van het platform te verbeteren;
- statistieken en gebruiksanalyses uit te voeren;
- nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:
- uitvoering van een overeenkomst;
- gerechtvaardigd belang;
- wettelijke verplichting;
- toestemming, indien wettelijk vereist.
5. AI-fotoherkenning
DanceVault kan gebruikmaken van artificiële intelligentie om foto’s van kostuums automatisch te analyseren.
Deze analyse kan onder meer gebruikt worden om:
- kleuren te herkennen;
- kledingstukken te identificeren;
- categorieën voor te stellen;
- beschrijvingen automatisch in te vullen.
Foto’s worden uitsluitend verwerkt om deze functionaliteit aan te bieden en worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld en wettelijk is toegestaan.
6. Marktplaats
Indien u ervoor kiest om kostuums via de DanceVault Marktplaats beschikbaar te stellen, kunnen andere gebruikers bepaalde gegevens bekijken, zoals:
- foto’s;
- beschrijving;
- maat;
- beschikbaarheid;
- verhuurvoorwaarden;
- naam van de organisatie.
Persoonlijke contactgegevens worden niet openbaar gemaakt, tenzij u daar zelf voor kiest.
7. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen nooit persoonsgegevens.
Gegevens kunnen uitsluitend gedeeld worden met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het functioneren van DanceVault, zoals:
- cloudhosting (Vercel)
- back-updiensten (Vercel);
- e-maildiensten (Resend);
- AI-diensten voor fotoanalyse (OpenAI);
- betalingsverwerkers (Stripe).
Met deze partijen worden, waar nodig, verwerkersovereenkomsten afgesloten.
8. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens zolang dit nodig is voor:
- het leveren van onze diensten;
- het beheer van uw account;
- wettelijke verplichtingen;
- geschillen of fraudepreventie.
Na beëindiging van uw account worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.
Hieronder vallen onder andere:
- versleutelde verbindingen (HTTPS);
- beveiligde wachtwoordopslag;
- toegangscontrole;
- logging;
- regelmatige beveiligingsupdates.
10. Cookies
DanceVault gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van het platform.
Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om het gebruik van DanceVault te verbeteren. Indien wettelijk vereist vragen wij hiervoor vooraf toestemming.
11. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw persoonsgegevens in te kijken;
- gegevens te laten verbeteren;
- gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- uw gegevens over te dragen;
- uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
Een verzoek kan worden ingediend via privacy@dancevault.be.
12. Internationale doorgifte
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig de GDPR.
13. Minderjarigen
DanceVault is bedoeld voor organisaties. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen, tenzij deze door een organisatie worden verwerkt in het kader van haar eigen gebruik van DanceVault.
In dat geval is de betreffende organisatie verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van deze gegevens.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving of onze dienstverlening verandert.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.dancevault.be.